平成３０年度より（最低 2 年以上）新しく事務局長を担当してくださる会員を募集いたします。

条件、業務内容につきましては下記をご参照ください。

希望者は事務局又は代表、副代表までご連絡ください。
※事務局業務の分業制も検討しておりますので、一部でもお引き受け可能の方がいらっしいましたらご連絡ください。

業務委託費、業務内容はご相談させていただきます。

[条件]

・月々の業務委託費 １２万円
・原則幹事会に参加できる会員（原則奇数月及び 2 月の 16.00～17.30）
・資料、備品（旗など）を保管するので段ボール２０個位を保管できるスペースのある会員
・当会保有のファックス機を設置できるスペースがある会員
※ 事務作業については自社従業員に担当させることも可

[業務内容]

①会員名簿業務 ・会員名簿の作成（４月～５月）
・６～７月に全会員に名簿発送、会費振込用紙、総会資料も同封（約５００人）
・新規入会希望者への対応（通年）
・承認された新入会員への名簿発送、年会費のご請求（通年）
・会員情報の変更者の名簿対応、マスターエクセル名簿の変更（通年）
・賀詞交換・総会・暑気払い・忘年会など各種イベント参加者の出席者名簿作成
②幹事会業務 ・幹事会出席者の連絡、確認
・幹事会資料の作成（新入会の承認もあるので名簿業務と連携）
・幹事会の議事録作成、ホームページアップ

③総会業務 ・年に１回の総会の準備（１２月～４月）
※各委員会同好会と連携し今年度事業報告、来年度事業計画及び予算作成
※完成したデータを業者に印刷業者に発送、製本、（約５００部）
※成約金寄付者への感謝状作成
※総会案内の作成、配信、出席者の管理、出席者名簿の作成
※総会受付、などの当日業務
※総会議事録の作成、ホームページアップ
④メール配信業務
・情報交換会のメール配信・ファックス配信（ほぼ毎月・参加者集計は無し）
・幹事会のメール配信（原則奇数月）
・各種イベントのメール配信・ファックス配信（年４～５回・参加者集計あり）
・各同好会のメール配信（通年・参加者集計は無し）

⑤配送物・備品業務
・白門封筒などの管理、発注
・宛先シールなどの管理
・白門シールの発注、管理、販売、発送
・印鑑セット、朱肉などの事務用品管理
⑥会計業務 （ゆうちょ銀行の口座２つ、現金出納帳の管理）
・年会費の管理、集計（通年）
※会員によって会費が違うので注意
・口座の管理支払い
※連盟分担金などの支払い ※情報交換会会場費の支払い
※その他支払い多数
・白門会成約寄付金の管理、集計
・同好会補助金等の支払い、管理
・情報交換会の２次会の支払い、集計
・各種イベントの会計、管理（通年）
・イベント担当者への仮払金の支払い、清算

⑦会費未納者督促業務
・会費未納者の集計、督促（１１月～３月）
⑧電話対応業務
・平日１０時～１７時まで（通年、一日２～３件くらい）
⑨その他 ・会の発展の為に必要とされる適宜業務